1945 to 1950
Search
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
Hệ thống CSDL Quốc Gia về pháp luật là một hệ thống Website quản lý và lưu trữ văn bản quy phạm pháp luật. Các thành viên đã đăng ký và được cấp quyền trong hệ thống sẽ có quyền bổ sung, sửa đổi, xoá các văn bản quy phạm pháp luật trong cơ sở dữ liệu. Đối với khách đến thăm Website, họ có thể xem và khai thác thông tin về những văn bản quy phạm pháp luật đã được xuất bản.
Hệ thống CSDL Quốc gia về pháp luật do Công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân phát triển với những đặc điểm nổi bật như:
- Là một hệ thống thống nhất, tập trung. Website có một ban biên tập và quản trị thông tin riêng.
- Nội dung thông tin, cách trình nội dung thông tin trên trang chủ được thiết kế động với khả năng tuỳ biến cao.
- Khả năng liên kết, liên thông tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ các tin tức, tài liệu
- Là một hệ thống Website đa ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Việt)…
Để truy nhập vào hệ thống CSDL Quốc Gia về pháp luật, ta thao tác theo các bước như sau:
B1: Nhấn vào biểu tượng Internet Explorer (IE) hoặc Netscape Navigator
B2: Nhập vào thanh Address điạ chỉ của website: http://vbqppl.moj.gov.vn
B3: Website sẽ hiển thị, tại đây ta có thể tiến hành tra cứu, tham khảo các văn bản Quy phạm pháp luật (VBQPPL) hoặc đăng nhập bằng tài khoản được cấp vào hệ thống để thêm, sửa, xóa các VBQPPL.
Dưới đây là giao diện trang chủ website:
I.3 Các thành phần của Website
1. Phần Banner: Hiển thị thông tin về tên website và các liên kết tới các trang thông tin khác như:
+ Bộ Tư pháp: Liên kết đến trang chủ Website Bộ Tư pháp
+ Phản hồi: Cho phép người dùng tin trên Internet gửi thông tin góp ý, phản hồi giúp Hệ thống CSDL Quốc Gia về pháp luật ngày càng hoàn thiện hơn. Tất cả các phản hồi này sẽ được gửi về email của người Quản trị.
+ Trợ giúp: Cho phép tra cứu và sử dụng hướng dẫn sử dụng trực tuyến (Help online)
+ English: Cho phép liên kết tới Website Hệ thống CSDL Quốc Gia về pháp luật bằng ngôn ngữ Tiếng Anh
+ Đăng nhập: Chức năng dùng cho người dùng được cấp tài khoản đăng nhập vào chương trình để thực hiện các quyền Thêm, Sửa, Xóa các VBQPPL.
+ Thống kê: Cho phép liên kết đến trang Thống kê của website. Tại đây người dùng có thể thực hiện các lệnh thống kê VBQPPL theo mong muốn.
2. Phần
+ Thanh thư mục (Thanh Navigation): là thanh hiển thị các thư mục có trong hệ thống, thông qua thanh thư mục này, người dùng có thể truy nhập đến các trang thông tin tương ứng.
+ Phần nội dung: là nơi hiển thị nội dung thông tin của trang chủ, của từng chuyên mục và của từng văn bản…phần nội dung sẽ thay đổi theo từng đối tượng mà ta truy nhập.
3. Phần Footer: hiển thị thông tin liên hệ và thông tin về bản quyền của Website.
Tra cứu theo thư mục là hình thức tra cứu dựa vào thanh thư mục phía bên tay trái màn hình Website. Chúng ta có thể tra cứu thư mục theo:
- Thời gian ban hành: Các VBQPPL sắp xếp theo từng giai đoạn à từng năm à từng tháng. Muốn tìm kiếm văn bản nào ta truy nhập theo cây thư mục vào giai đoạn, năm và tháng ban hành của Văn bản đó.
- Cơ quan ban hành: Các VBQPPL được sắp xếp phân loại theo Cơ quan ban hành văn bản (VD: Chủ tịch nước; Quốc hội...). Muốn tìm kiếm một hoặc tất cả các văn bản thuộc Cơ quan ban hành nào ta truy nhập vào thư mục cơ quan ban hành đó.
- Loại văn bản: : Các VBQPPL được sắp xếp theo từng loại văn bản (VD: Luật; Hiến pháp; Nghị định…).Muốn tìm kiếm loại văn bản nào ta truy nhập vào thư mục loại văn bản đó.
II.2 Tra cứu bằng Công cụ tìm kiếm
Tra cứu theo công cụ tìm kiếm là hình thức tra cứu chính xác nhất. Khi sử dụng công cụ tìm kiếm để tra cứu, ta có thể tiến hành tra cứu nhanh bằng cách sử dụng phần tra cứu ngay trên giao diện hoặc có thể sử dụng trang tìm kiếm nâng cao của công cụ.
Tra cứu nhanh: cho phép tra cứu Nhập từ khóa cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm rồi nhấn Enter, kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị. VD: Muốn tìm kiếm “Quyết định 3433”, ta nhập cụm từ này vào ô trắng tìm kiếm rồi nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị toàn bộ các văn bản trong tiêu đề hoặc nội dung có chứa cụm từ “Quyết định 3433”.
Tra cứu nâng cao: cho phép tra cứu theo một hoặc nhiều thuộc tính của VBQPPL. Chương trình sẽ tìm các văn bản thoả mãn tất cả các điều kiện đặt ra cho mỗi thuộc tính, điều này giúp cho người sử dụng dễ dàng tìm được đúng VBQPPL mà mình cần. Để có thể tiến hành tra cứu nâng cao, người sử dụng nhấn vào dòng chữ “Tìm kiếm nâng cao” trên thanh công cụ tìm kiếm. Biểu mẫu tìm kiếm nâng cao sẽ hiển thị:
-
Tìm toàn văn: Hệ thống sẽ so sánh toàn bộ nội dung của văn bản gồm cả: Tiêu đề, trích yếu,..... với đoạn văn bản nhập trong ô này. Bạn có thể tìm một tổ hợp logic nhiều cụm từ với các phép toán logic AND (và), OR (hoặc). Ví dụ nếu bạn gõ vào “đầu tư nước ngoài” AND “điện tử” thì chương trình sẽ tìm tất cả các văn bản có chứa cả hai cụm từ "đầu tư nước ngoài" và "điện tử". Phép toán OR cũng tương tự như vậy.
- Loại văn bản: Bạn có thể chọn loại văn bản (như Bộ Luật, Công văn, Chỉ thị...) bằng cách nhấn vào nút mũi tên xuống và chọn mục thích hợp trong danh sách.
- Số ký hiệu: Bạn gõ đây vào số ký hiệu đầy đủ của văn bản (ví dụ 36/CP, 11/TC-TCT) hoặc chỉ một phần của số ký hiệu (ví dụ 36/, TC-TCT). Chương trình sẽ tìm các văn bản mà trong số ký hiệu có chứa dãy ký tự bạn gõ vào.
- Trích yếu: Chương trình sẽ tìm các văn bản mà trong trích yếu có chứa dãy ký tự bạn gõ vào. Một số ví dụ: xuất nhập khẩu, thuế, bảo hiểm xã hội. Trong dãy ký tự này có thể chứa dấu sao (*) để chỉ ra tại đó có thể có một dãy ký tự bất kỳ.
- Chẳng hạn nếu bạn gõ vào xuất * nhập khẩu thì chương trình tìm thấy cả những văn bản có trích yếu chứa cụm từ xuất, nhập khẩu và cụm từ xuất khẩu, nhập khẩu hoặc nhập khẩu (nếu bạn chỉ đưa vào cụm từ “xuất nhập khẩu” thì chương trình sẽ chỉ tìm thấy những văn bản có trích yếu chứa cụm từ xuất nhập khẩu).
- Lĩnh vực pháp luật: Bạn có thể chọn các Lĩnh vực pháp luật đã được liệt kê sẵn trong danh mục. (Thuộc tính tìm kiếm này chỉ được dùng khi bạn đã đăng nhập vào hệ thống)
- Cơ quan ban hành: Cũng tương tự như với thuộc tính “Trích yếu văn bản”, chương trình sẽ tìm những văn bản có cơ quan ban hành chứa cụm từ bạn gõ vào đây. Ví dụ: thủ tướng chính phủ, quốc hội, bộ tài chính... (chữ thường hay chữ hoa đều được). Lưu ý rằng nếu bạn gõ vào từ chính phủ thì sẽ tìm thấy cả những văn bản do Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ... ban hành. Nếu chỉ muốn tìm những văn bản do Chính phủ ban hành bạn có thể đưa cụm từ cần tìm trong dấu nháy kép (ví dụ “Chính phủ”). Hoặc bạn cũng có thể chọn cơ quan ban hành có sẵn trong danh mục bằng cách nhấn vào nút “Chọn”
- Người ký (họ và tên): Tương tự như thuộc tính “Lĩnh vực pháp luật”, bạn có thể chọn họ và tên người ký văn bản đã được liệt kê sẵn trong danh mục.
- Nguồn trích: Bạn có thể nhập tìm kiếm theo nguồn trích của văn bản
- Ngày ban hành: Bạn có thể giới hạn chỉ tìm những văn bản được ban hành trước hoặc sau một thời điểm nào đó, hoặc trong một khoảng thời gian nào đó. Dạng thời gian có thể gõ vào ở đây phải theo đúng định dạng đầy đủ ngày-tháng-năm (dd/mm/yyyy). Bạn phải dùng dấu gạch chéo (/) khi gõ ngày tháng. Cách gõ thời gian hợp lệ: 25/12/1990. Chương trình sẽ không hiểu đúng khi bạn viết thời gian không đầy đủ.
- Còn hiệu lực đến ngày: Bạn có thể giới hạn để loại bớt đi những văn bản có hiệu có hiệu lực sau ngày bạn nhập. Hệ thống chỉ đưa ra các văn bản có ngày hiệu lực lớn hơn ngày bạn nhập và các văn bản chưa định ngày hết hiệu lực.
- Chọn kiểu sắp xếp kết quả: Bạn có thể sắp xếp kết quả (danh sách các văn bản tìm được) theo Ngày ban hành, Loại văn bản, Cơ quan ban hành, , Nguồn trích, Số ký hiệu hoặc Trích yếu. Các văn bản sẽ được xếp theo thứ tự abc căn cứ theo thuộc tính Loại văn bản, nếu sắp xếp theo Ngày ban hành: khi đó văn bản mới được xếp lên trên, văn bản cũ xuống dưới
- Hiển thị mỗi trang: chọn số lượng VBQPPL hiển thị trên mỗi trang kết quả tìm kiếm.
Chú ý:
- Trong biểu mẫu tìm kiếm, hệ thống hỗ trợ nhiều điều kiện tìm kiếm, ta có thể nhập một hoặc nhiều điều kiện để tìm kiếm, để tìm kiếm có độ chính xác cao thì ta nhập nhiều điều kiện tìm kiếm cùng lúc.
- Đối với người chưa có tài khoản (username/password) trong hệ thống thì chỉ có thể tìm kiếm đối với những văn bản quy phạm pháp luật đã được xuất bản.
- Sau khi chương trình hiển thị kết quả tìm kiếm, ta có thể tiến hành xem và tham khảo nội dung các văn bản đã tìm thấy. Đối với mỗi văn bản được tìm thấy. Trên biểu mẫu kết quả tìm kiếm sẽ đưa ra những thông tin như: Tên văn bản, Trích yếu, Cơ quan ban hành.
- Để xem nội dung chi tiết của văn bản, bạn nhấn vào tiêu đề văn bản đó (dòng đầu tiên của mỗi mục, được in đậm và gạch dưới). Màn hình sẽ hiển thị nội dung văn bản như hình dưới:
Xem thông tin chi tiết: Để xem thông tin về các thuộc tính khác của văn bản bạn nhấn vào mục Thông tin chi tiết. Màn hình sẽ hiển thị với những trường thông tin như sau:
· Loại văn bản
· Số ký hiệu
· Cơ quan ban hành
· Người ký
· Chức danh
· Ngày ban hành
· Ngày đăng công báo
· Ngày có hiệu lực
· Ngày hết hiệu lực
· Lĩnh vực pháp luật
· Chế định pháp luật
· Phạm vi điều chỉnh
· Nguồn trích
· Văn bản căn cứ
- Để xem mối quan hệ của văn bản hiện tại ta kích chuột vào Lược đồ. Trong biểu mẫu Lược đồ, hệ thống sẽ liệt kê ra các văn bản có liên quan như: Văn bản thay thế, văn bản dẫn chiếu, văn bản căn cứ (xem nội dung hoặc xem mối quan hệ của văn bản) bằng cách nhấn vào các mục tương ứng giống như đã nêu ở trên.
Chức năng này cho phép thống kê các văn bản theo một hoặc nhiều thuộc tính của văn bản và kết quả thống kê sẽ được trình bày dưới dạng biểu đồ hình cột hoặc hình bánh. Để truy nhập vào chức năng này, trên thanh Banner của Website, ta liên kết đến trang Thống kê
Giao diện nhập điều kiện thống kê hiển thị như sau:
Chương trình sẽ thống kê các văn bản thoả mãn tất cả các điều kiện đặt ra cho mỗi thuộc tính. Những thuộc tính này gồm có:
+ Loại văn bản: Bạn có thể chọn loại văn bản (như Bộ Luật, Công văn, Chỉ thị...) bằng cách nhấn vào nút mũi tên xuống và chọn mục thích hợp trong danh sách.
+ Cơ quan ban hành: Cũng tương tự như với các thuộc tính trên, chương trình sẽ thống kê những văn bản có cơ quan ban hành chứa dãy ký tự bạn gõ vào đây. Ví dụ thủ tướng chính phủ, quốc hội, bộ tài chính... (chữ thường hay chữ hoa đều được).
+ Người ký (họ và tên): bạn có thể chọn họ và tên người ký văn bản đã được liệt kê sẵn trong danh mục
+ Ngày ban hành: Bạn có thể giới hạn chỉ tìm những văn bản được ban hành trước hoặc sau một thời điểm nào đó, hoặc trong một khoảng thời gian nào đó. Dạng thời gian có thể gõ vào ở đây phải theo đúng định dạng đầy đủ ngày-tháng-năm (dd/mm/yyyy). Bạn phải dùng dấu gạch chéo (/) khi gõ ngày tháng. Cách gõ thời gian hợp lệ: 25/12/1990. Chương trình sẽ không hiểu đúng khi bạn viết thời gian không đầy đủ.
+ Tiêu chí sắp sếp theo: Cơ quan ban hành hoặc Người ký .
+ Chọn dạng biểu đồ: Hình cột hoặc hình bánh.
Sau đó nhấn nút "Thống kê", chương trình sẽ hiển thị kết quả thống kê bằng biểu đồ:
IV. QUẢN LÝ VÀ BIÊN TẬP VBQPPL
Để đăng nhập vào hệ thống CSDL Quốc Gia về pháp luật để thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa văn bản, người dùng phải được cấp 1 tài khoản truy nhập và thao tác theo các bước như sau:
- B1: Nhấn vào liên kết Đăng nhập trên Banner của Website
- B2: Màn hình Đăng nhập hiển thị, ta nhập các thông tin về tài khoản đã được cấp để truy nhập vào hệ thống.
Chú ý: Sau khi đăng nhập thành công, khi sử dụng các chức năng tìm kiếm và thống kê các trường tiêu chí không còn hỗ trợ tìm kiếm theo các xâu kí tự con (substring) nữa. Ví dụ: trước khi đăng nhập thành công bạn có thể tìm các văn bản do Bộ Y tế ban hành bằng cách gõ cụm từ “y tế” (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường) nhưng sau khi đăng nhập để bạn phải gõ chính xác là Bộ Y tế thì chương trình mới trả ra kết quả đúng.
- B3: Ngay sau khi Đăng nhập, ta thấy giao diện website thay đổi, thanh Cá nhân và thanh Biên tập sẽ xuất hiện để giúp người dùng thực hiện các thao tác quản lý và biên tập VBQPPL. Tùy thuộc vào tài khoản đăng nhập của mỗi người dùng mà các chức năng trên thanh Biên tập và thanh Cá nhân sẽ thay đổi tương ứng.
Thanh cá nhân là thanh hiển thị ngay dưới Banner ngay sau khi ta đăng nhập vào hệ thống. Tương ứng với quyền của mỗi một tài khoản đăng nhập mà các chức năng trên Thanh cá nhân cũng sẽ thay đổi theo. Dưới đây là một Thanh cá nhân đầy đủ của người Quản trị.
- Tài khoản đăng nhập: Hiển thị tên của tài khoản đang truy cập
- Sở thích riêng: cho phép thiết đặt các thông tin cá nhân, thay đổi mật khẩu và lựa chọn tham số về trình Biên tập nội dung và Hiển thị ID của nội dung.
- Thống kê: Cho phép liên kết đến trang thống kê VBQPPL
- Văn bản mới: Dùng để thực hiện việc tạo mới một VBQPPL
- Xuất dữ liệu: Chức năng dùng để xuất 1 file dữ liệu cho CDROM. Tiêu chí xuất theo thời gian và mỗi lần xuất không quá 100 văn bản (Chú ý: Nếu hệ thống kiểm tra trong khoảng thời gian bạn nhập có số lượng văn bản lớn hơn, hệ thống sẽ thông báo ra màn hình để bạn điều chỉnh lại khoảng thời gian cho thích hợp. Ngược lại, nếu thoả mãn 100 văn bản, hệ thống sẽ tạo ra một file có tên gồm: Export_ngày bắt đầu_to_ngày kết thúc_giờ phút giây hiện tại. vào trong nhánh home. Bạn sẽ phải vào nhánh home để export file này ra ngoài thành 1 file *.zexp)
- Cập nhật dữ liệu: Cho phép nhập dữ liệu về VBQPPL từ file *.zexp vào chương trình. Để nhập dữ liệu ta nhấn vào nút Browse để chọn file chứa dữ liệu sau đó nhấn vào nút Cập nhật. Dữ liệu sẽ được đẩy vào hệ thống.
- Đồng bộ dữ liệu: Hệ thống hỗ trợ chức năng đồng bộ bằng tay giữa hai Site LDMAN đặt trên hai server tại hai địa điểm khác nhau. Bạn chỉ cần cung cấp địa chỉ IP trỏ đến chức năng đồng bộ dữ liệu của hệ thống cần đồng bộ, username và password. Nếu cung cấp đúng các tham số hệ thống sẽ so sách và liệt kê ra danh sách các văn bản có sự khác nhau giữa 2 hệ thống.
Một số trạng thái của văn bản khi đồng bộ dữ liệu:
Missing: Hệ thống bên đích không có văn bản này. Cần chọn để đồng bộ sang
Out of date: văn bản giữa hai hệ thống có sự khác nhau về ngày sửa đổi nội dụng. Cần chọn để đồng bộ lại.
OK: Cả hai hệ thống đều giống nhau
Extra: Hệ thống bên nguồn không có văn bản này. Cần chọn delete để xoá văn bản ở bên hệ thống đích đi.
-
Làm lại: Cho phép thực hiện lại các hành động trước đó.Đây là chức năng hỗ trợ việc làm lại những hành động làm sai. Chức năng năng này rất có ích khi ta lỡ thao tác một hành động sai. Một chú ý nhỏ là: Hệ thống chỉ lưu lại một số lượng vừa phải những hành động để có thể làm lại, cho nên khi thao tác sai ta vào ngay làm lại thì sẽ chính xác nhất.
- Chờ duyệt: Liệt kê danh sách các VBQPPL chờ duyệt và cho phép duyệt VBQPPL. Ngay khi đăng nhập vào hệ thống, những người dùng được cấp quyền Duyệt tin sẽ nhìn thấy chức năng này và nhìn thấy số lượng văn bản cần duyệt. Muốn tiến hành duyệt văn bản nào, ta nhấn vào tiêu đề của văn bản đó để duyệt
- Thoát: Cho phép người dùng thoát khỏi tài khoản đang truy cập
Thanh Biên tập là nơi thực hiện các chức năng quản lý và biên tập nội dung thông tin. Thanh biên tập sẽ hiển thị khi chúng ta truy cập vào một thư mục hay một văn bản bất kỳ. Tùy thuộc vào tài khoản truy cập mà các chức năng trên thanh Biên tập sẽ thay đổi tương ứng.
Thanh biên tập chia 2 loại:
Các chức năng trên Thanh biên tập thư mục
1. Thành phần: Liệt kê toàn bộ danh sách các đối tượng thuộc thư mục truy cập và cho phép thực hiện các chức năng như đổi tên, cắt, sao chép, dán …với các đối tượng được liệt kê.
+ Đổi tên (Rename): Chức năng này dùng để đổi tên một hoặc nhiều thư mục hoặc văn bản quy phạm pháp luật. Đánh dấu vào ô tương ứng với đối tượng cần đổi tên, rồi chọn kích Đổi tên.
+ Cắt (Cut): Chức năng này dùng để di chuyển một đối tượng cụ thể ở đây là một văn bản pháp quy từ thư mục này đến một thư mục khác trong hệ thống. Đánh dấu vào ô tương ứng với đối tượng cần di chuyển, rồi kích nút Cắt.
+ Sao chép (Copy): Chức sao chép một văn bản mới từ một văn bản cụ thể. Đánh dấu vào ô tương ứng với đối tượng cần sao chép, rồi chọn kích Sao chép. Sau đó kích Dán để tạo ra đối tượng mới.
+ Dán (Paste): Dùng đển Dán đối tượng được Sao chép
+ Xoá (Delete): Chức năng Xoá văn bản khỏi cơ sở dữ liệu của hệ thống. Đánh dấu vào ô tương ứng với đối tượng cần xoá, rồi chọn kích nút Xoá
+ Chuyển trạng thái (Change Status): Chức năng này dùng để xuất bản, trả về một hoặc nhiều đối tượng.
2. Nội dung: Trở về màn hình hiển thị thông thường của thư mục cho người dùng tin xem.
3. Thuộc tính: Dùng để biên tập thuộc tính cho thư mục đang truy cập. Các thuộc tính gồm có: Mã nội dung; Trích yếu và Trích dẫn thông tin cho thư mục.
4. Thống kê: Hiển thị biểu đồ thống kê các tin bài đã đưa theo user tại thư mục truy cập.
5. Trạng thái: Dùng để thay đổi trạng thái của thư mục đang truy cập
Các chức năng trên Thanh biên tập VBQPPL
1. Xem: Trở về màn hình hiển thị của VBQPPL
2. Biên tập: Dùng để chỉnh sửa, biên tập lại nội dung VBQPPL
3. Thuộc tính: Dùng để biên tập thuộc tính cho VBQPPL. Thông thường ta sẽ biên tập thuộc tính cho VBQPPL sau khi tạo mới ra nó. Các thuộc tính trong biểu mẫu biên tập văn bản gồm:
+ Lĩnh vực pháp luật (Field): Có thể chọn một hoặc nhiều lĩnh vực luật. Hệ thống đã hỗ trợ danh sách các lĩnh vực luật, nếu thiếu ta có thể thêm mới bằng cách chọn kích nút Thêm (add).
+ Chế định pháp luật (Order): Có thể chọn một hoặc nhiều chế định pháp luật. Hệ thống đã hỗ trợ danh sách các chế định pháp luật, nếu thiếu ta có thể thêm mới bằng cách chọn kích nút Thêm (add).
+ Phạm vi điều chỉnh (Area): Có thể chọn một hoặc nhiều phạm vi điều chỉnh. Hệ thống đã hỗ trợ danh sách các phạm vi điều chỉnh (theo không gian), nếu thiếu ta có thể thêm mới bằng cách chọn kích nút Thêm (add).
+ Nguồn trích (Publisher): Bạn hãy nhập vào thông tin về nơi lưu trữ hoặc cung cấp văn bản. Ví dụ: Công báo số xx/200x hoặc Công báo điện tử hoặc nguồn khác (STP Hải Phòng, UBND thành phố Hải Phòng).
+ Văn bản căn cứ (Base ID): Đây là nơi để nhập ID của những văn bản mà văn bản hiện thời căn cứ vào. Hệ thống đã hỗ trợ cho ta biểu mẫu tìm kiếm các văn bản quy phạm pháp luật có trong hệ thống để chọn ra những văn bản căn cứ, sau đó hệ thống chỉ lưu lại ID của văn bản đó.
+ Văn bản thay thế (Replace ID): Đây là nơi để nhập ID của những văn bản mà văn bản hiện thời thay thế cho. Hệ thống đã hỗ trợ cho ta biểu mẫu tìm kiếm các văn bản quy phạm pháp luật có trong hệ thống để chọn ra những văn bản thay thế, sau đó hệ thống chỉ lưu lại ID của văn bản đó.
+ Văn bản dẫn chiếu (Support ID): Đây là nơi để nhập ID của những văn bản mà văn bản hiện thời dẫn chiếu. Hệ thống đã hỗ trợ cho ta biểu mẫu tìm kiếm các văn bản quy phạm pháp luật có trong hệ thống để chọn ra những văn bản dẫn chiếu, sau đó hệ thống chỉ lưu lại ID của văn bản đó.
+ Văn bản sửa đổi (Corrected ID): Đây là nơi để nhập ID của những văn bản mà văn bản hiện thời sửa đổi hoặc bổ sung. Hệ thống đã hỗ trợ cho ta biểu mẫu tìm kiếm các văn bản quy phạm pháp luật có trong hệ thống để chọn ra những văn bản sửa đổi, bổ sung, sau đó hệ thống chỉ lưu lại ID của văn bản đó.
4. Tệp đính kèm: Cho phép đính kèm tệp (văn bản, ảnh…) vào VBQPPL
5. Lược đồ: Cho phép xem lược đồ thể hiện mối quan hệ giữa VBQPPL đang truy cập với các văn bản khác
6. Trạng thái: Dùng để thay đổi trạng thái của đối tượng đang truy cập. Một VBQPPL thông thường có 4 trạng thái:
+ Độc quyền: Khi văn bản ở trạng thái Hiển thị được đưa về Sở hữu riêng nó sẽ có trạng thái Độc quyền. Ở trạng thái này, chỉ có người tạo ra văn bản mới có thể nhìn thấy nó hiển thị trên website.
+ Chờ quyết định: Những văn bản sau khi được người tạo ra gửi lên người kiểm duyệt nội dung sẽ có trạng thái là Chờ quyết định
+ Hiển thị: Văn bản sau khi vừa tạo ra và sau khi kiểm duyệt bị Trả về sẽ mang trạng thái là hiển thị. Ở trạng thái này chỉ những người dùng tạo ra nó và người duyệt tin mới có thể nhìn thấy nó.
+ Đã xuất bản: Những văn bản sau khi kiểm duyệt đáp ứng được yêu cầu sẽ được Công bố. Lúc này nó sẽ có trạng thái là “Đã xuất bản”.
Quá trình chuyển trạng thái - hay chính là quá trình biên tập VBQPPL được thể hiện qua sơ đồ sau:
Các thao tác trong Workflow
- Gửi yêu cầu: để chuyển trạng thái của đối tượng từ “hiển thị” sang “chờ quyết định”.
- Công bố:để chuyển trạng thái của đối tượng từ “chờ quyết định” sang “đã xuất bản”.
- Trả về: để chuyển trạng thái của đối tượng từ “chờ quyết định” sang “hiển thị”.
- Sở hữu riêng:để chuyển trạng thái của đối tượng từ “hiển thị” sang “độc quyền.
Để thêm mới VBQPPL trên hệ thống ta thao tác theo các bước sau:
B1: Truy nhập vào thư mục thời gian ban hành VBQPPL tương ứng với văn bản sắp tạo trên thanh thư mục bên tay trái. Nội dung thư mục sẽ hiển thị bao gồm các VBQPPL đã ban hành trong thời gian đã chọn (Chú ý: Chọn đúng tháng và năm ban hành của VBQPPL)
B2: Nhấn vào chức năng Văn bản mới trên thanh Cá nhân
B3: Form thêm mới văn bản hiển thị. Ta tiến hành nhập thông tin vào các trường để thêm mới văn bản. Chú ý các trường có dấu màu đỏ là các trường bắt buộc phải nhập thông tin.
Giới thiệu các thuộc tính trong biểu mẫu biên tập văn bản:
- Mã nội dung (ID): Hệ thống đã tự gán ID cho mỗi văn bản khi nó được tạo mới theo quy tắc: Ngày ban hành + STT văn bản trong ngày. Phần ID là một phần quan trọng dùng trong rất nhiều tính năng của WebSite, vì hệ thống đã tự sinh ID theo một quy tắc chuẩn nhất định của hệ thống nên ta không nên tác động hay nhập sai các thuộc tính (ngày ban hành) có ảnh hưởng trực tiếp đến thuộc tính này.
- Trích yếu (Description): Đây là phần như là tiêu đề của một văn bản (bắt buộc phải nhập)
- Số ký hiệu văn bản (Code): Đây là số ký hiệu của văn bản (bắt buộc phải nhập)
- Loại văn bản (Type): Hệ thống cung cấp sẵn danh sách các loại văn bản như: Nghị định, Chỉ thị, Công văn….Bạn chỉ việc chọn loại văn bản tương ứng đang nhập. Nếu không có loại văn bản đó trong danh sách xổ xuống, Ta có thể thêm mới một loại văn bản bằng cách chọn kích nút Thêm (add) bên cạnh ô nhập. (bắt buộc phải nhập)
- Ngày ban hành (Published Date): Đây là ngày ban hành chính thức của văn bản, hệ thống cũng sẽ dựa vào thuộc tính này để di chuyển văn bản đến vị trí đúng của nó. Định dạng của trường nhập này là: dd/mm/yyyy. Bạn có thể kích vào biểu tượng lịch bên cạnh ô nhập để chọn ngày hoặc cũng có thể nhập bằng tay, nhưng nhất định bạn phải tuân thủ định dạng nhập ngày, nếu không sẽ gây lỗi cho văn bản. (bắt buộc phải nhập).
- Ngày đăng công báo (Printed Gazette Official): Đây là ngày văn bản được đăng trên công báo.
- Ngày có hiệu lực (Validated Date): Đây là ngày có hiệu lực chính thức của văn bản. Định dạng của trường nhập này là: dd/mm/yyyy. Bạn có thể kích vào biểu tượng lịch bên cạnh ô nhập để chọn ngày hoặc cũng có thể nhập bằng tay, nhưng nhất định bạn phải tuân thủ định dạng nhập ngày, nếu không sẽ gây lỗi cho văn bản.
- Ngày hết hiệu lực (Expired Date): Đây là ngày hết hiệu lực chính thức của văn bản. Định dạng của trường nhập này là: dd/mm/yyyy. Bạn có thể kích vào biểu tượng lịch bên cạnh ô nhập để chọn ngày hoặc cũng có thể nhập bằng tay, nhưng nhất định bạn phải tuân thủ định dạng nhập ngày, nếu không sẽ gây lỗi cho văn bản.
- Cơ quan ban hành (Promulgator): Đây chính là cơ quan ban hành văn bản này, ta có thể chọn một hoặc nhiều cơ quan ban hành vì một văn bản có thể do nhiều cơ quan ban hành (Thông tư liên tịch). Hệ thống đã hỗ trợ danh sách các cơ quan ban hành, nếu thiếu ta có thể nhập thêm bằng cách chọn kích nút Thêm (add).
- Người ký (Signer): Đây chính là người ký ban hành văn bản, có thể chọn một hoặc nhiều người ký văn bản. Hệ thống đã hỗ trợ danh sách các người ký, nếu thiếu ta cũng có thể nhập thêm mới bằng cách chọn kích nút Thêm (add).
- Chức danh (Office): Trường này lưu các chức danh của người ký.
- Thân bài (Body): Đây chính là phần nội dung chính của văn bản.
- Tải nội dung (Upload File): Chức năng này sẽ hỗ trợ tải nội dụng của một file định dạng *.doc hay *.pdf vào phần Thân bài của văn bản.
- Lưu (Save): Sau khi nhập đầy đủ các thuộc tính trên, ta chọn kích Lưu.
Chú ý:
- Đối với các ô nhập có dấu đỏ ở bên cạnh thì trường nhập đó bắt buộc bạn phải nhập. Vì đây chính là các khoá để hệ thống lưu trữ văn bản cũng như dùng cho các mục đích khác. Nếu không nhập hệ thống sẽ báo lỗi và văn bản đó sẽ không được lưu trữ trong hệ thống.
- Phải bấm Lưu trước khi chuyển sang tab hoặc trang thông tin khác.